DDC 24 januari 2023 - Een duik in Business Central Excel-layouts

Dinsdag, 24 januari 2023, door Steven Renders

Naast RDLC en Word rapport, zijn er ook Excel layouts in Business Central. Hoe werkt het, wat kan je er allemaal mee. De sessie werd gegeven door Steven Renders. Steven werkt voor Plataan en is geen onbekende in de BC wereld. Steven komt uit Belgie.  Hoe leuk is het dat onze zuiderburen de DDC nu ook in weten te vinden. 

Excel Layout

Een Excel rapport werkt op bijna dezelfde manier als een Word layout. De dataset bepaald welke gegevens je kan gebruiken in je layout. Hierna bepaal in excel wat je met de data wil gaan doen. Je kan diagrammen, grafieken, draaitabellen maken. Dit is een stuk flexibeler in Excel dan in RDLC. Tevens is het mogelijk om gebruik te maken van PowerQuery.

Wat wel ontbreekt is de mogelijkheid om een Excel layout gelijk af te drukken. Bij het afdrukken van het rapport wordt een xlsx gemaakt die je download. Hierna moet je het rapport openen en zelf voor afdrukken kiezen.

Data

Het maken van een Excel layout werkt iets anders dan een Word layout. Microsoft is blijkbaar nog bezig met deze functionaliteit en op sommige plaatsen is dit nog niet compleet. Het makkelijkste is om bij het afdrukken van een rapport voor Excel Layout (Data Only) te kiezen. Er wordt dan een Xlsx gemaakt met een data koppeling die later kan worden geïmporteerd bij de rapport-layouts.

Power Query

Wat nu als je niet alleen de data uit je rapport kan gebruiken voor je rapportage, maar nog veel meer data? Hiervoor is het mogelijk om Power Query te gebruiken. Power Query geeft je de mogelijkheid om vanuit meerdere bronnen data op te halen en te aggregeren in Excel layout. Bv data uit SQL Server, Power BI, Excel bestanden, Sharepoint of APIs. Bijna alle databronnen zijn mogelijk.
Let wel op! With great power comes great responsibility. Indien je aan de slag gaat met meerdere bronnen, zal het beheren wel een stuk complexer worden. Gaat er iets niet goed met het rapport, wordt het achterhalen van het probleem een stuk moeilijker.

Dataflows

Power Query maakt gebruik van Dataflows. Je maakt in je Excel layout geen koppeling naar al deze verschillende bronnen. Je maakt deze bronnen aan in de cloud aan als Dataflow en maakt vanuit Excel een koppeling naar de Dataflow. De complexe logica van al deze bronnen wordt dus door de Dataflows afgehandeld.

Conclusie

Het toevoegen van een Excel layout geeft de gebruiker een hoop vrijheid. Maar toch heb ik mijn bedenkingen. Waarom zou je Excel over Power BI kiezen? Hoe complex gaan gebruikers dit maken en wie gaat de problemen oplossen als ze er niet meer uitkomen? Meestal hebben de gebruikers geen idee hoe het datamodel eruit ziet. Excel/Power Query geeft de mogelijkheid om data te genereren of samen te voegen. Maar hoe goed gaat dit als iemand niet begrijpt welke data er allemaal is. Zoals je ziet, bekijk ik dit allemaal uit het oogpunt van een ontwikkelaar.
Vanuit het perspectief van de klant kan ik mij voorstellen dat ze lekker los willen gaan met allemaal lijstjes en niet steeds de ontwikkelaar lastig moet vallen om wat voor elkaar te krijgen.

Verslag: Guido Robben
Foto's: Vincent van Rens en Dick Mauritz